Der Doku-Dienst

Der Doku-Dienst ist ein Dokumentationswerkzeug für vertrauliche Arbeit. Er schreibt auf, was Sie diktieren; die fachliche Arbeit bleibt bei Ihnen.

Aus Ihrem Diktat und Ihren Unterlagen entstehen Entwürfe für Briefe, Berichte, Notizen und Anträge, zum Ausgeben als PDF, Word und in weiteren Formaten.

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FotoBescheid fotografieren
FrageFrage einsprechen
AbschriftDie App schreibt die Frage mit
UnterlagenDie passenden Unterlagen sucht sie selbst, auch aus früheren Themen
AuftragDen Auftrag eintippen
EntwurfDer Entwurf kommt zurück
HinausgebenAls Word oder PDF hinausgeben, mit Warnung
VorlesenOder vorlesen lassen

Bildschirmfotos ansehen

Alles beginnt im Chat
Foto eines Bescheids in den Chat
Der Bescheid im Tresor
Verlaufseintrag eingesprochen
Bitte im Chat, Entwurf zurück
Die Stellungnahme als Dokument

Am PC

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Wofür der Doku-Dienst in Ihrem Beruf eingesetzt werden darf.

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Für wen der Doku-Dienst geeignet ist

Für Kassenpraxen: erst kostenlos testen, dann über die Praxisbox entscheiden

System

Was hier anders ist

Gebaut für Berufsgeheimnisse: Die DSGVO ist die Grundlage, dazu kommt die Frage, wer Ihre Inhalte überhaupt zu sehen bekommt.
Eigener KI-Server: Ihre Inhalte verarbeitet ein eigener Server in Deutschland, kein fremder KI-Anbieter.
Verarbeitung nur im Arbeitsspeicher: Der KI-Server speichert Ihre Inhalte nie auf einem Datenträger und gibt Ergebnisse nur versiegelt heraus.
Verschlüsselt auf Ihren Geräten und unterwegs: Die App legt alles verschlüsselt im Tresor ab, Rechenzentren sehen Ihre Inhalte nur verschlüsselt.
Ohne Analyse und Werbung: Die App sendet nichts zur Analyse oder Werbung und bedient keine anderen Programme.
Kein eigener Server nötig: Den KI-Server betreibt und sichert der Doku-Dienst, Sie brauchen nur die App und ein Konto.

So ist der Doku-Dienst gebaut

So setzt der Doku-Dienst die Schweigepflicht technisch um. Wählen Sie einen Teil, um hineinzusehen.

Geschlossenes Schloss: verschlüsselt. Offenes Schloss: unverschlüsselt.

1 · Der Auftrag kommt verschlüsselt am KI-Server an.
2 · Erst auf dem KI-Server endet die Verschlüsselung.
3 · Danach werden Auftrag und Ergebnis auf dem KI-Server gelöscht, spätestens nach 24 Stunden.

Details ansehen — die Teile zum Aufklappen

Ihr Gerät · Tresor

Diktate und Unterlagen liegen verschlüsselt im Tresor Ihres Geräts.
Für einen Auftrag nimmt die App ihn aus dem Tresor und schickt ihn über eine verschlüsselte Verbindung zum KI-Server.
Das Ergebnis kommt zurück und liegt dann wieder verschlüsselt im Tresor.

Den Tresor öffnen Ihr Passwort und ein Geheimnis des Geräts nur zusammen. Der KI-Server kennt keins von beiden. Für den Notfall gibt es den Wiederherstellungsschlüssel, auf Papier oder in einem Passwort-Manager.

Vermittlungspunkt · leitet weiter

Er liegt zwischen Ihren Geräten und dem KI-Server, in einem Rechenzentrum in Deutschland.
Er sieht nur Geheimtext und Verbindungsdaten, keinen Schlüssel.
Er leitet weiter und speichert keine Inhalte.

KI-Server · wo gearbeitet wird

Ihr Auftrag kommt verschlüsselt beim KI-Server in Deutschland an.
Erst hier endet die Verschlüsselung. Unterwegs ist er nur Geheimtext.
Inhalte liegen nur im Arbeitsspeicher, nie auf einem Datenträger.
Ist ein Ergebnis fertig, versiegelt der KI-Server es für das Gerät, das den Auftrag geschickt hat.
Nur dieses Gerät kann es öffnen. Unversiegelt verlässt kein Ergebnis den KI-Server.
Das Ergebnis wartet bis zur Abholung, höchstens 24 Stunden, und wird dann gelöscht.
Kein fremder KI-Anbieter, kein Training mit Ihren Daten.

Weiter von Ihrem Gerät aus:

Kundenportal · Konto und Verträge

Hier legen Sie das Konto an, nehmen Verträge per Klick an und verbinden Ihre Geräte.
Es hält Konto, Personen, Geräte, Verträge und Rechnungen, bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland.
Es sieht keine Diktate und keine anderen Inhalte.
Dem KI-Server meldet es, ob ein Vertrag angenommen ist, welche Geräte gültig sind, und die Angaben Ihrer Praxis.

Nutzen Sie mehrere eigene Geräte, gleichen sie sich über einen Server in Deutschland ab. Dort liegen Ihre Sendungen Ende-zu-Ende-verschlüsselt, bis Ihr anderes Gerät sie abholt, höchstens 7 Tage. Öffnen kann sie nur das empfangende Gerät, der Doku-Dienst nicht.
Der Tresorschlüssel entsteht aus Passwort und einem Geheimnis des Geräts (unter Linux im Schlüsselbund des Systems). Die App enthält keinen Baustein, der etwas nach außen gibt: keine Analyse, kein Absturzmelder, keine Werbekennung.
Die App verbindet sich nur mit genau dem KI-Server, dessen Abdruck sie beim Koppeln erhalten hat, und nie unverschlüsselt.

Bevor echte Daten eingegeben werden, schließt der Doku-Dienst mit der Praxis, Kanzlei oder Einrichtung einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung und eine Vereinbarung über die Verschwiegenheit. Vereinbarung über die Verschwiegenheit (Muster, PDF)

So funktioniert's: Chat, Formate, Beispiel, Inbetriebnahme

Installieren

Installiert wird über das Kundenportal: Nach der Anmeldung führt es Schritt für Schritt durch Vereinbarung, Installation und »Gerät verbinden«.

Die App gibt es für Android-Telefone und für PCs mit Windows und Linux; iPhone, iPad und Mac folgen.

Rechtlicher Rahmen

Der Doku-Dienst ist eine Dokumentationsassistenz für Fachleute. Er schreibt auf, was diktiert wird, erstellt daraus Entwürfe und gibt wieder, was in den eigenen Unterlagen steht; er stellt keine Diagnose, berät nicht rechtlich oder steuerlich im Einzelfall und trifft keine Entscheidungen. Die fachliche Verantwortung für jeden Text bleibt bei der Person, die ihn verwendet.

Schweigepflicht (§ 203 StGB)

Umgesetzt wie unter System beschrieben; ohne Ihr Tresor-Passwort oder Ihren Wiederherstellungsschlüssel bleibt der Tresor auf Ihren Geräten verschlossen, auch für den Doku-Dienst. Die Einordnung beruht auf dem Wortlaut der Gesetze und den Papieren der Kammern; eine Behörde oder ein Gericht hat sie nicht bestätigt.

Datenschutz und Auftragsverarbeitung

Der Doku-Dienst ist ein Angebot der EcoHub München GmbH, Ohlenschlagerstr. 14, 81369 München; sie ist Ihre Vertragspartnerin und verarbeitet Ihre Unterlagen als Auftragsverarbeiterin.

Ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO wird mit Beginn des Echtbetriebs im Kundenportal geschlossen. Auf der anderen Seite schließt ihn die Praxis, Kanzlei oder Stelle; Selbstständige schließen ihn selbst.

Ausprobieren: mit einem Testkonto kostenlos, nur mit erfundenen Daten und ohne Zahlungsdaten. Echtbetrieb: Der erste Monat je Konto ist entgeltfrei, danach gilt der Preis je Person und Monat.

Wo die Daten liegen

Auf den eigenen Geräten, verschlüsselt im Tresor. Der KI-Server des Doku-Dienstes steht gesichert am Firmensitz in München, nur berechtigte Personen haben Zugang, und er dient nur dem Betrieb. Einzelheiten stehen auf der Seite »Unterauftragsverarbeiter und Standort«. Der Vermittlungspunkt liegt im Rechenzentrum Falkenstein, Deutschland, bei der Hetzner Online GmbH; er sieht nur verschlüsselte Daten und Verbindungsdaten. Konto, Verträge und Rechnungen liegen im Kundenportal, ebenfalls bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland.

Warum nicht ein beliebiger KI-Dienst?

Der Doku-Dienst darf an Ihrer Arbeit mitwirken: Er verarbeitet auf einem eigenen KI-Server in Deutschland, ohne KI-Dienst eines Dritten, und wird zur Verschwiegenheit verpflichtet (§ 203 Abs. 3 und 4 StGB).
Ein Vertrag nach der DSGVO allein genügt für Berufsgeheimnisse nicht, auch bei einem Anbieter in Deutschland: Dazu gehört die Verpflichtung zur Verschwiegenheit (§ 203 Abs. 4 StGB).

Einen solchen Dienst brauchen:

Ärztinnen, Zahnärzte, Psychotherapie, Psychologie, Therapie, Hebammen, Pflege, Apotheken, Tierärztinnen;
Rechtsanwälte, Patentanwälte, Notare, Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung, öffentlich bestellte Sachverständige;
Ehe-, Familien-, Sucht- und Schwangerschaftsberatung, Sozialarbeit;
wer Gesundheitsdaten verarbeitet, auch ohne Schweigepflicht, etwa in der Heilpraktik.

Für Praxen, die mit den gesetzlichen Krankenkassen abrechnen, ist der Doku-Dienst noch nicht geeignet: Für Patientendaten verlangt § 393 SGB V ein C5-Testat, und das liegt noch nicht vor. Für sie gibt es die Praxisbox: den KI-Server als eigenes Gerät in der Praxis, auf Anfrage.

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